Lors de la dernière consultation incluse dans le forfait d’incorporation et d’organisation d’une société par actions, je prends le temps d’examiner, avec mes clients, le livre de minutes de leur nouvelle société. Souvent méconnu, le livre de minutes d’une société est pourtant très important et permet à la société de rencontrer plusieurs des obligations que lui impose la loi. Voyons de quoi il s’agit un peu plus en détails.
Aussi appelé « livre corporatif », le livre de minutes d’une société renferme différents documents et registres que la société conservera tout au long de son existence. De cette façon, il sera possible de retracer l’historique de la société. Il est, notamment, composé :
· Des statuts et du certificat de constitution de la société;
· De ses règlements internes;
· Des différentes résolutions des administrateurs et actionnaires, des offres de souscription et lettre d’acceptation des administrateurs;
· Du registre de ses actionnaires, dirigeants et actionnaires;
· Du registre de ses valeurs mobilières et de ses bénéficiaires ultimes;
· Des certificats d’actions émis par la société.
Tel que mentionné plus haut, la tenue du livre corporatif par la société lui permet également de remplir certaines obligations que lui impose la loi. Les autorités réglementaires peuvent demander à tout moment l'accès à ces informations pour vérifier la conformité de la société. Négliger cette responsabilité peut entraîner des sanctions financières et des conséquences juridiques sérieuses.
L'un des avantages majeurs de maintenir un livre de minutes bien organisé est la transparence et la traçabilité qu'il offre. En cas de litige ou d'audit, ce document devient une ressource inestimable pour démontrer la légitimité des décisions prises par la société et la manière dont elles ont été prises.
De plus, le livre corporatif sert également de référence essentielle lors de transactions importantes telles que des fusions, des acquisitions ou des investissements. Les parties prenantes, qu'elles soient internes ou externes à l'entreprise, auront besoin de consulter ces documents pour évaluer la santé financière, la structure de gouvernance et les antécédents de la société.
En conclusion, le livre de minutes, ou livre corporatif, est bien plus qu'un simple recueil de documents administratifs. Il représente l'histoire vivante de la société, reflétant ses décisions et ses évolutions au fil du temps. Sa tenue rigoureuse est non seulement une obligation légale, mais aussi une pratique fondamentale pour assurer la transparence, la traçabilité et la légitimité des actions de la société.
Commentaires